新加坡公司秘书的：不仅仅是文档管理

新加坡公司秘书的角色既重要又多面，是确保法律遵从、企业治理和企业内部有效沟通的基石。根据新加坡的规定，每家公司必须在成立六个月内任命一名公司秘书，以避免受到处罚，这突显了此职位的重要性。

资格要求

公司秘书应当是自然人。

公司成立后6个月内，应招聘新加坡公司秘书。

新加坡公司秘书必须是新加坡永久居民或创业准证持有者。

新加坡聘用的公司秘书应具备履行《公司法》规定的公司秘书重要职责所需的技能。

公司通过董事会决议任命公司秘书，并必须使用BizFile系统向ACRA通报此任命。

 六大核心职能

1. 顾问角色   他们提供有关法律和监管事务、公司治理最佳实践和潜在风险的见解。
2. 风险管理   公司秘书协助识别公司可能面临的法律和监管风险
3. 法律合规性  就政策和程序的必要调整向董事会提供建议
4. 利益冲突管理  客观视角和对监管要求的理解对于维护决策过程的完整性至关重要
5. 培训和专业发展  为董事和员工组织培训课程和研讨会
6. 适应变化   适应不断变化的监管环境中
   
   

角色与职责

公司秘书的全面角色和职责涵盖了法律、行政和咨询功能，对于公司的平稳和合法运营至关重要。

• 确保法规遵从：这包括维护公司的法定登记册和记录，准备并提交年度报告，确保符合法律和监管要求。公司秘书必须随时了解公司法律和法规的变化，并确保公司的实践相应更新。
•   企业治理：促进有效沟通，准备董事会会议，并确保董事会决策得到及时有效的实施。支持董事会维护良好的企业治理实践对于在利益相关者中树立信任和信心至关重要。
•   董事会和股东支持：公司秘书负责准备会议议程，分发材料，记录准确的会议记录，并组织年度股东大会（AGM）和特别股东大会（EGM）。他们是董事会、股东和监管机构之间的关键联系人，确保沟通透明和有效。
•   记录保持：准确的记录保存对于法律遵从和历史参考至关重要。公司秘书维护法定登记册，包括成员、董事和负债的登记册，并确保所有必要文件都提交给政府机构，如ACRA和IRAS（新加坡国内税务局）。
•   咨询角色：他们还担任咨询角色，为董事会提供法律和监管遵从事项、企业治理实践和其他运营事务的指导和建议。
•   管理公司文件：这包括确保所有公司文件，如公司组织大纲与章程，保持最新并符合当前法规。他们还负责发行股份、维护股东登记册，并确保公司印章（如适用）的正确使用。